Phỏng vấn qua điện thoại là một hình thức phổ biến trong quy trình tuyển dụng, đặc biệt trong giai đoạn sàng lọc ban đầu. Đây là cơ hội để bạn gây ấn tượng với nhà tuyển dụng trước khi bước vào vòng phỏng vấn trực tiếp hoặc làm việc tại nhà. Để thành công trong một cuộc phỏng vấn qua điện thoại, bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng, kiểm soát giọng nói, và thể hiện sự chuyên nghiệp. Dưới đây là các bí quyết thành công khi phỏng vấn qua điện thoại, được trình bày chi tiết và thực tế, dựa trên các phương pháp đã được kiểm chứng.
1. Chuẩn bị kỹ lưỡng trước cuộc phỏng vấn
1.1. Nghiên cứu về công ty và vị trí ứng tuyển
- Tìm hiểu thông tin công ty: Xem qua website, sứ mệnh, tầm nhìn, sản phẩm/dịch vụ, và văn hóa công ty. Điều này giúp bạn trả lời các câu hỏi liên quan đến lý do ứng tuyển và sự phù hợp của bạn với công ty.
- Ví dụ: Nếu ứng tuyển vào vị trí marketing tại Công ty XYZ, bạn nên biết họ đang tập trung vào thương mại điện tử hay các chiến dịch truyền thông nào gần đây.
- Hiểu rõ mô tả công việc (JD): Ghi chú các kỹ năng, kinh nghiệm, và yêu cầu cụ thể trong tin tuyển dụng để chuẩn bị câu trả lời phù hợp.
1.2. Chuẩn bị hồ sơ và thông tin cá nhân
- In hoặc mở sẵn CV, thư ứng tuyển, và mô tả công việc để tham khảo trong lúc phỏng vấn.
- Chuẩn bị một danh sách các thành tựu nổi bật, kỹ năng liên quan, và ví dụ cụ thể để minh họa khi được hỏi.
- Ví dụ: Nếu được hỏi “Hãy kể về một tình huống bạn giải quyết vấn đề”, hãy chuẩn bị câu chuyện về một dự án thành công trong quá khứ.
1.3. Luyện tập trả lời các câu hỏi phổ biến
- Các câu hỏi thường gặp trong phỏng vấn qua điện thoại bao gồm:
- Giới thiệu bản thân (Tell me about yourself).
- Tại sao bạn muốn làm việc tại công ty chúng tôi?
- Điểm mạnh và điểm yếu của bạn là gì?
- Bạn đã từng xử lý tình huống khó khăn nào trong công việc?
- Luyện tập trả lời ngắn gọn, súc tích (khoảng 1-2 phút mỗi câu) và tập trung vào giá trị bạn mang lại cho công ty.
- Ghi âm câu trả lời để kiểm tra giọng nói, ngữ điệu, và phát âm.
1.4. Chuẩn bị câu hỏi cho nhà tuyển dụng
- Chuẩn bị 2-3 câu hỏi thông minh để hỏi nhà tuyển dụng, thể hiện sự quan tâm đến công việc và công ty.
- Ví dụ:
- “Những thách thức lớn nhất của vị trí này là gì?”
- “Đội ngũ của công ty kỳ vọng gì ở ứng viên trong 3 tháng đầu?”
- “Công ty có kế hoạch mở rộng thị trường nào trong thời gian tới không?”
- Ví dụ:
2. Thiết lập môi trường phỏng vấn chuyên nghiệp
2.1. Chọn không gian yên tĩnh
- Chọn một nơi không bị làm phiền bởi tiếng ồn (tiếng xe cộ, trẻ em, hoặc TV).
- Tắt thông báo trên điện thoại và các thiết bị khác để tránh gián đoạn.
- Đảm bảo kết nối mạng ổn định nếu sử dụng ứng dụng như Zoom hoặc Skype.
2.2. Chuẩn bị thiết bị
- Sử dụng tai nghe có micro chất lượng để giọng nói rõ ràng, tránh tiếng vang.
- Kiểm tra pin điện thoại hoặc kết nối internet trước khi phỏng vấn.
- Đặt điện thoại trên giá đỡ để rảnh tay ghi chú.
2.3. Chuẩn bị giấy bút
- Có sẵn giấy bút để ghi lại thông tin quan trọng như tên người phỏng vấn, câu hỏi, hoặc các chi tiết về công việc.
- Ghi chú nhanh các từ khóa để trả lời mạch lạc hơn.
3. Kiểm soát giọng nói và thái độ
3.1. Giữ giọng nói rõ ràng và tích cực
- Nói chậm rãi, phát âm rõ ràng, và sử dụng ngữ điệu thân thiện, tự tin.
- Tránh nói quá nhanh hoặc quá nhỏ, vì điều này có thể khiến bạn trông lo lắng.
- Mỉm cười khi nói chuyện – điều này giúp giọng nói trở nên ấm áp và dễ gần hơn, ngay cả khi nhà tuyển dụng không thấy bạn.
3.2. Thể hiện sự nhiệt tình
- Sử dụng các từ ngữ tích cực như “tôi rất hào hứng”, “tôi tin rằng”, “tôi mong muốn đóng góp”.
- Tránh giọng điệu chán nản hoặc thiếu tự tin, ví dụ như “tôi không chắc” hoặc “tôi chưa từng làm việc này”.
3.3. Lắng nghe chủ động
- Chờ nhà tuyển dụng nói xong trước khi trả lời, tránh ngắt lời.
- Lặp lại hoặc diễn giải câu hỏi nếu cần làm rõ, ví dụ: “Ý chị là hỏi về kinh nghiệm của tôi trong việc quản lý dự án, đúng không ạ?”
- Ghi chú nhanh các điểm chính trong câu hỏi để trả lời đúng trọng tâm.
4. Cách trả lời hiệu quả trong cuộc phỏng vấn
4.1. Sử dụng phương pháp STAR Phương pháp STAR (Situation – Task – Action – Result) giúp bạn trả lời các câu hỏi hành vi một cách logic và thuyết phục.
- Situation (Tình huống): Mô tả bối cảnh hoặc vấn đề bạn gặp phải.
- Task (Nhiệm vụ): Nêu rõ nhiệm vụ bạn cần thực hiện.
- Action (Hành động): Giải thích bạn đã làm gì để giải quyết.
- Result (Kết quả): Nêu kết quả đạt được, tốt nhất là định lượng (số liệu, phần trăm).
- Ví dụ: Câu hỏi: “Hãy kể về một lần bạn vượt qua áp lực công việc.” Trả lời: “Trong vai trò trưởng nhóm tại Công ty ABC (Situation), tôi được giao nhiệm vụ hoàn thành một chiến dịch quảng cáo trong 5 ngày với nguồn lực hạn chế (Task). Tôi đã tổ chức lại công việc, phân bổ nhiệm vụ rõ ràng, và làm việc thêm giờ để hỗ trợ nhóm (Action). Kết quả, chúng tôi hoàn thành đúng hạn và tăng 20% lượng khách hàng tiềm năng (Result).”
4.2. Tập trung vào giá trị bạn mang lại
- Liên kết kỹ năng và kinh nghiệm của bạn với yêu cầu công việc.
- Nhấn mạnh cách bạn có thể giúp công ty đạt được mục tiêu, ví dụ: “Với kinh nghiệm 2 năm trong tiếp thị số, tôi có thể giúp công ty tối ưu hóa các chiến dịch quảng cáo trên mạng xã hội để tăng tương tác.”
4.3. Ngắn gọn và đúng trọng tâm
- Trả lời câu hỏi trong 1-2 phút, tránh lan man.
- Nếu không biết câu trả lời, hãy nói: “Tôi chưa có kinh nghiệm cụ thể về vấn đề này, nhưng tôi rất sẵn lòng học hỏi và đã từng xử lý các tình huống tương tự như thế này…”
5. Xử lý các tình huống khó
5.1. Khi bị hỏi câu khó hoặc bất ngờ
- Bình tĩnh, hít thở sâu, và dành vài giây để suy nghĩ trước khi trả lời.
- Nếu cần làm rõ, hỏi lại: “Anh/chị có thể giải thích thêm về ý này được không ạ?”
- Tập trung vào việc thể hiện khả năng tư duy logic và thái độ tích cực.
5.2. Khi kết nối bị gián đoạn
- Nếu mất kết nối, gọi lại ngay và xin lỗi lịch sự: “Xin lỗi anh/chị, vừa rồi kết nối bị gián đoạn. Chúng ta có thể tiếp tục được không ạ?”
- Kiểm tra trước đường truyền để giảm thiểu rủi ro.
5.3. Khi không nghe rõ câu hỏi
- Lịch sự yêu cầu lặp lại: “Xin lỗi, anh/chị có thể lặp lại câu hỏi một lần nữa được không ạ? Tôi muốn chắc chắn mình hiểu đúng.”
6. Sau cuộc phỏng vấn
6.1. Gửi email cảm ơn
- Trong vòng 24 giờ sau phỏng vấn, gửi email cảm ơn nhà tuyển dụng để thể hiện sự chuyên nghiệp và quan tâm đến vị trí.
- Ví dụ email:
textKính gửi Anh/Chị [Tên người phỏng vấn],Tôi là [Họ tên], rất cảm ơn anh/chị đã dành thời gian phỏng vấn tôi cho vị trí [Tên vị trí] vào ngày [ngày phỏng vấn]. Tôi rất ấn tượng với [điểm nổi bật của công ty, ví dụ: văn hóa sáng tạo, các dự án nổi bật] và càng thêm hào hứng với cơ hội được đóng góp vào sự phát triển của công ty.Nếu cần thêm thông tin, xin vui lòng liên hệ tôi qua email [email] hoặc số điện thoại [số điện thoại].Trân trọng,[Họ tên]
- Ví dụ email:
6.2. Theo dõi kết quả
- Nếu không nhận được phản hồi sau thời gian nhà tuyển dụng hứa (thường 1-2 tuần), gửi email lịch sự để hỏi về tiến độ:
- “Kính gửi Anh/Chị [Tên], tôi muốn hỏi thêm về tiến độ tuyển dụng cho vị trí [Tên vị trí]. Tôi rất mong nhận được phản hồi từ anh/chị.”
7. Một số mẹo bổ sung
- Đúng giờ: Kiểm tra thời gian phỏng vấn và sẵn sàng ít nhất 10 phút trước khi bắt đầu.
- Ăn mặc phù hợp: Mặc dù là phỏng vấn qua điện thoại, việc ăn mặc chỉnh tề giúp bạn cảm thấy tự tin và chuyên nghiệp hơn.
- Ghi chú tên người phỏng vấn: Gọi đúng tên họ trong cuộc nói chuyện để tạo sự thân thiện và cá nhân hóa.
- Tránh nói dối hoặc phóng đại: Nhà tuyển dụng có thể kiểm tra thông tin, đặc biệt trong các vòng phỏng vấn sau.
- Thực hành với bạn bè: Nhờ bạn bè đóng vai nhà tuyển dụng để luyện tập trả lời và nhận phản hồi về giọng nói, nội dung.
Các câu hỏi phỏng vấn qua điện thoại thường gặp và cách trả lời
- Câu hỏi: “Hãy giới thiệu về bản thân bạn”
- Cách trả lời: Tóm tắt ngắn gọn về học vấn, kinh nghiệm, kỹ năng chính, và lý do ứng tuyển.
- Ví dụ: “Tôi là Nguyễn Văn A, tốt nghiệp Đại học Kinh tế Quốc dân chuyên ngành Marketing. Tôi có 2 năm kinh nghiệm làm chuyên viên nội dung tại Công ty ABC, nơi tôi đã xây dựng các chiến dịch truyền thông tăng 30% tương tác. Tôi ứng tuyển vị trí này vì tôi rất ấn tượng với các dự án sáng tạo của công ty và muốn đóng góp vào sự phát triển của đội ngũ.”
- Câu hỏi: “Tại sao bạn muốn làm việc tại công ty chúng tôi?”
- Cách trả lời: Liên kết giá trị cá nhân với sứ mệnh công ty và nhấn mạnh sự phù hợp.
- Ví dụ: “Tôi rất ngưỡng mộ sứ mệnh của công ty trong việc mang lại giải pháp công nghệ tối ưu cho khách hàng. Với kinh nghiệm trong phân tích dữ liệu và đam mê với công nghệ, tôi tin mình có thể góp phần vào thành công của các dự án sắp tới.”
- Câu hỏi: “Điểm yếu của bạn là gì?”
- Cách trả lời: Chọn một điểm yếu không ảnh hưởng nghiêm trọng đến công việc và nhấn mạnh cách bạn đang cải thiện.
- Ví dụ: “Trước đây, tôi hơi cầu toàn trong công việc, đôi khi dành quá nhiều thời gian để hoàn thiện chi tiết. Tuy nhiên, tôi đã học cách ưu tiên nhiệm vụ và sử dụng công cụ quản lý thời gian như Trello để làm việc hiệu quả hơn.”
Kết luận
Thành công trong phỏng vấn qua điện thoại đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, môi trường chuyên nghiệp, và cách trả lời tự tin, rõ ràng. Bằng cách nghiên cứu kỹ công ty, luyện tập trả lời các câu hỏi phổ biến, sử dụng phương pháp STAR, và thể hiện sự nhiệt tình, bạn có thể tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng. Đừng quên gửi email cảm ơn sau phỏng vấn để củng cố hình ảnh chuyên nghiệp của mình.