Cách giải quyết Nhân viên không trả lời tin nhắn, gây chậm trễ công việc

tình trạng nhân viên không trả lời tin nhắn gây chậm trễ công việc là một vấn đề phổ biến. Dưới đây là cách giải quyết và phòng tránh dựa trên gợi ý của bạn, đồng thời mở rộng thêm các phương pháp hiệu quả khác:

Vấn đề: Nhân viên không trả lời tin nhắn, gây chậm trễ công việc.

Giải pháp:

1. Đặt thời hạn trả lời (Deadline):

   • Cách thực hiện: Khi gửi tin nhắn hoặc giao việc, nêu rõ thời hạn mong muốn nhận được phản hồi hoặc hoàn thành. Ví dụ: “Vui lòng phản hồi email này trước 17h hôm nay” hoặc “Anh/chị cập nhật tiến độ công việc này trước cuối ngày mai nhé.”
   • Lưu ý: Thời hạn cần hợp lý và khả thi. Đối với các yêu cầu khẩn cấp, nên nhấn mạnh mức độ ưu tiên.

2. Sử dụng công cụ nhắc nhở (Reminders):

   • Cách thực hiện:
     • Cá nhân: Tự đặt lịch nhắc nhở cho bản thân để theo dõi các tin nhắn đã gửi và chưa được phản hồi.
     • Công cụ: Sử dụng tính năng nhắc nhở trong các ứng dụng email (ví dụ: “Snooze” trong Gmail, “Follow-up” trong Outlook), hoặc các phần mềm chat/quản lý công việc có tính năng nhắc việc cho người nhận.
     • Nhắc nhở trực tiếp: Nếu quá thời hạn mà chưa có phản hồi, hãy gửi một tin nhắn nhắc nhở lịch sự hoặc gọi điện thoại.

3. Chọn kênh giao tiếp phù hợp:

   • Cách thực hiện: Không phải mọi thông tin đều phù hợp với mọi kênh.
     • Khẩn cấp: Gọi điện thoại trực tiếp.
     • Quan trọng, cần lưu vết: Email.
     • Trao đổi nhanh, không chính thức: Tin nhắn qua ứng dụng chat.
   • Lưu ý: Thông báo cho nhân viên về kênh giao tiếp ưu tiên cho từng loại thông tin.

4. Gặp trực tiếp hoặc gọi điện (nếu cần thiết):

   • Cách thực hiện: Nếu tin nhắn quan trọng và không được trả lời sau khi đã nhắc nhở, hãy chủ động gặp trực tiếp hoặc gọi điện để trao đổi. Điều này giúp làm rõ vấn đề nhanh chóng và hiểu được lý do chậm trễ (nếu có).

5. Tìm hiểu nguyên nhân:

   • Cách thực hiện: Thay vì chỉ trích, hãy tìm hiểu lý do nhân viên không phản hồi. Có thể họ đang quá tải, không nhận được thông báo, gặp vấn đề kỹ thuật, hoặc chưa hiểu rõ yêu cầu.
   • Lưu ý: Tạo không khí cởi mở để nhân viên thoải mái chia sẻ khó khăn.

Phòng tránh:

1. Thiết lập quy tắc giao tiếp rõ ràng (Communication Guidelines/Protocols):

   • Nội dung quy tắc:
     • Thời gian phản hồi kỳ vọng: Quy định khung thời gian phản hồi chuẩn cho các loại tin nhắn/email khác nhau (ví dụ: trong vòng 2 giờ làm việc, trong ngày, v.v.).
     • Kênh giao tiếp ưu tiên: Xác định rõ kênh nào dùng cho việc gì.
     • Thông báo khi vắng mặt: Hướng dẫn nhân viên cách thiết lập trả lời tự động hoặc thông báo cho đồng nghiệp khi họ nghỉ phép hoặc không thể trả lời ngay.
     • Cách báo cáo vấn đề/khó khăn: Quy trình để nhân viên thông báo nếu họ không thể hoàn thành yêu cầu đúng hạn.
   • Triển khai: Phổ biến quy tắc này cho toàn bộ nhân viên và đảm bảo mọi người hiểu rõ.

2. Sử dụng phần mềm quản lý công việc và giao tiếp:

   • Lợi ích:
     • Theo dõi tiến độ: Các công cụ như Trello, Asana, Jira, Monday.com giúp giao việc, đặt deadline, và theo dõi tiến độ một cách trực quan.
     • Thông báo tự động: Nhiều phần mềm có tính năng nhắc nhở tự động khi deadline đến gần hoặc khi có cập nhật mới.
     • Tập trung thông tin: Giúp thông tin không bị trôi lạc như khi chỉ dùng email hoặc chat đơn thuần.
     • Minh bạch: Mọi người đều thấy được ai đang làm gì và tiến độ ra sao.
   • Lựa chọn: Chọn phần mềm phù hợp với quy mô và nhu cầu của đội nhóm/công ty.

3. Xây dựng văn hóa làm việc có trách nhiệm và chủ động:

   • Khuyến khích sự chủ động: Tạo môi trường để nhân viên cảm thấy thoải mái đặt câu hỏi nếu chưa rõ, hoặc chủ động thông báo nếu gặp khó khăn.
   • Ghi nhận và phản hồi: Ghi nhận những nhân viên luôn phản hồi nhanh chóng và có trách nhiệm. Đưa ra phản hồi mang tính xây dựng cho những trường hợp chậm trễ.
   • Làm gương: Quản lý và lãnh đạo cần làm gương trong việc tuân thủ quy tắc giao tiếp.

4. Đào tạo kỹ năng quản lý thời gian và công việc:

   • Nội dung: Hướng dẫn nhân viên cách sắp xếp ưu tiên công việc, quản lý thông báo, và dành thời gian check tin nhắn/email một cách hiệu quả.

5. Đảm bảo khối lượng công việc hợp lý:

   • Đánh giá: Đôi khi nhân viên không trả lời vì họ thực sự bị quá tải. Cần xem xét và phân bổ lại công việc nếu cần thiết.

6. Kiểm tra lại cách bạn gửi tin nhắn/giao việc:

   • Rõ ràng, ngắn gọn: Tin nhắn có dễ hiểu không? Yêu cầu có cụ thể không?
   • Một yêu cầu chính mỗi lần: Tránh nhồi nhét quá nhiều yêu cầu trong một tin nhắn khiến người nhận bối rối hoặc bỏ sót.

Bằng cách kết hợp các giải pháp tức thời và biện pháp phòng tránh lâu dài, bạn có thể cải thiện đáng kể tình trạng chậm trễ do không trả lời tin nhắn, từ đó nâng cao hiệu suất và sự phối hợp trong công việc.