Cẩm nang nhân viên xin chào các anh chị nhân sự và các bạn đang tìm việc là với cẩm nang nhân sự của nhanvien.net Dưới đây là bản mô tả chi tiết về nghề Chuyên viên Lưu trữ Chiến dịch Quảng cáo (Advertising Campaign Archivist), bao gồm các khía cạnh quan trọng và trách nhiệm chính:
Mô tả công việc: Chuyên viên Lưu trữ Chiến dịch Quảng cáo (Advertising Campaign Archivist)
Giới thiệu chung:
Chuyên viên Lưu trữ Chiến dịch Quảng cáo đóng vai trò then chốt trong việc bảo tồn, quản lý và khai thác giá trị của các chiến dịch quảng cáo đã thực hiện. Họ chịu trách nhiệm xây dựng và duy trì một hệ thống lưu trữ khoa học, dễ dàng truy cập, giúp các bộ phận liên quan (marketing, sáng tạo, nghiên cứu thị trường, v.v.) có thể học hỏi từ quá khứ, đưa ra các quyết định chiến lược hiệu quả hơn trong tương lai. Công việc này đòi hỏi sự tỉ mỉ, khả năng tổ chức cao, am hiểu về quy trình quảng cáo và kỹ năng quản lý thông tin chuyên nghiệp.
Nhiệm vụ và trách nhiệm chính:
Thu thập và kiểm kê tài liệu:
Xác định các loại tài liệu cần thiết cho việc lưu trữ (ví dụ: bản tóm tắt chiến lược, báo cáo nghiên cứu thị trường, brief sáng tạo, kịch bản, storyboard, bản nháp, sản phẩm hoàn thiện, kết quả truyền thông, báo cáo hiệu quả chiến dịch, v.v.).
Thu thập tài liệu từ các phòng ban khác nhau trong công ty hoặc từ các đối tác bên ngoài (agency quảng cáo, nhà sản xuất, v.v.).
Kiểm tra tính đầy đủ và chính xác của tài liệu.
Phân loại và sắp xếp tài liệu:
Xây dựng hệ thống phân loại tài liệu khoa học, nhất quán (ví dụ: theo thương hiệu, sản phẩm, loại hình chiến dịch, thời gian thực hiện, mục tiêu chiến dịch, kênh truyền thông, v.v.).
Sắp xếp tài liệu theo hệ thống đã xây dựng, đảm bảo tính logic và dễ dàng tìm kiếm.
Số hóa và nhập dữ liệu:
Số hóa các tài liệu bản cứng (in ấn, băng đĩa, v.v.) thành định dạng kỹ thuật số.
Nhập dữ liệu và thông tin chi tiết về từng chiến dịch vào hệ thống quản lý dữ liệu (database) hoặc phần mềm lưu trữ chuyên dụng.
Đảm bảo tính chính xác và nhất quán của dữ liệu nhập vào.
Quản lý và bảo trì hệ thống lưu trữ:
Duy trì và cập nhật hệ thống lưu trữ (cả bản cứng và bản mềm).
Đảm bảo an toàn và bảo mật cho dữ liệu lưu trữ.
Sao lưu dữ liệu định kỳ để phòng ngừa rủi ro.
Nâng cấp hệ thống lưu trữ khi cần thiết.
Cung cấp thông tin và hỗ trợ:
Tiếp nhận yêu cầu tìm kiếm thông tin từ các bộ phận khác nhau.
Tìm kiếm và cung cấp tài liệu, thông tin liên quan đến các chiến dịch quảng cáo đã thực hiện.
Hỗ trợ các bộ phận khác trong việc phân tích và đánh giá hiệu quả của các chiến dịch trước đây.
Nghiên cứu và báo cáo:
Nghiên cứu các phương pháp lưu trữ và quản lý thông tin tiên tiến.
Đề xuất các giải pháp cải tiến hệ thống lưu trữ hiện tại.
Lập báo cáo định kỳ về tình hình lưu trữ và khai thác dữ liệu.
Tuân thủ quy định:
Đảm bảo tuân thủ các quy định về bản quyền, bảo mật thông tin và lưu trữ dữ liệu của công ty và pháp luật.
Kỹ năng và trình độ chuyên môn:
Kiến thức chuyên môn:
Hiểu biết về quy trình quảng cáo và marketing.
Kiến thức về các loại hình chiến dịch quảng cáo (ví dụ: TVC, quảng cáo in ấn, quảng cáo trực tuyến, quảng cáo ngoài trời, v.v.).
Kiến thức về quản lý thông tin, lưu trữ tài liệu và số hóa dữ liệu.
Hiểu biết về các phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu và phần mềm lưu trữ chuyên dụng.
Kỹ năng mềm:
Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian tốt.
Kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm hiệu quả.
Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề.
Kỹ năng tìm kiếm và tổng hợp thông tin.
Tính tỉ mỉ, cẩn thận, có trách nhiệm cao trong công việc.
Trình độ học vấn:
Tốt nghiệp đại học trở lên các chuyên ngành liên quan đến Lưu trữ học, Quản lý thông tin, Marketing, Truyền thông, hoặc các ngành liên quan.
Ưu tiên ứng viên có chứng chỉ hoặc kinh nghiệm trong lĩnh vực lưu trữ và quản lý thông tin.
Kinh nghiệm làm việc:
Có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực lưu trữ, quản lý thông tin, hoặc trong ngành quảng cáo, marketing là một lợi thế.
Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc với các hệ thống quản lý dữ liệu và phần mềm lưu trữ chuyên dụng.
Ngoại ngữ:
Khả năng đọc hiểu tài liệu chuyên ngành bằng tiếng Anh là một lợi thế.
Môi trường làm việc:
Làm việc trong văn phòng, có thể phải làm việc với máy tính và các thiết bị văn phòng khác thường xuyên.
Có thể phải làm việc với các tài liệu bản cứng và bản mềm.
Có thể phải làm việc với nhiều phòng ban và đối tác khác nhau.
Cơ hội phát triển:
Có cơ hội phát triển lên các vị trí quản lý cao hơn trong bộ phận lưu trữ hoặc các bộ phận khác trong công ty.
Có cơ hội tham gia các khóa đào tạo nâng cao kiến thức và kỹ năng chuyên môn.
Có cơ hội làm việc với các chuyên gia hàng đầu trong ngành quảng cáo và marketing.
Lưu ý:
Bản mô tả công việc này có thể được điều chỉnh để phù hợp với yêu cầu cụ thể của từng công ty và vị trí tuyển dụng.