Mô tả chi tiết nghề Chuyên viên Tổ chức Hội thảo Trực tuyến (Webinar Moderator/Host)
Tóm tắt công việc:
Chuyên viên Tổ chức Hội thảo Trực tuyến (Webinar Moderator/Host) đóng vai trò quan trọng trong việc điều hành và quản lý một hội thảo trực tuyến (webinar) thành công. Họ là người chịu trách nhiệm đảm bảo webinar diễn ra suôn sẻ, thu hút sự tham gia của khán giả, và đạt được mục tiêu đề ra. Từ việc chuẩn bị trước sự kiện, điều phối trong suốt quá trình diễn ra webinar, đến việc theo dõi và đánh giá sau sự kiện, chuyên viên này đóng vai trò then chốt trong việc tạo ra trải nghiệm trực tuyến chuyên nghiệp và hiệu quả.
Nhiệm vụ chính:
1. Giai đoạn chuẩn bị trước webinar:
Lên kế hoạch và chuẩn bị:
Phối hợp với diễn giả và các bộ phận liên quan để xác định mục tiêu, nội dung, kịch bản, và thời gian biểu của webinar.
Chuẩn bị tài liệu hỗ trợ, slide thuyết trình, và các nguồn tài nguyên cần thiết.
Thiết lập nền tảng webinar (Zoom, GoToWebinar, Microsoft Teams, v.v.) và cấu hình các tính năng cần thiết (polling, Q&A, chat, v.v.).
Kiểm tra kết nối internet, thiết bị âm thanh và hình ảnh để đảm bảo chất lượng tốt nhất.
Quảng bá và thu hút người tham gia:
Hỗ trợ bộ phận marketing trong việc quảng bá webinar trên các kênh truyền thông phù hợp.
Gửi email mời tham gia và nhắc nhở cho những người đã đăng ký.
Trả lời các câu hỏi và thắc mắc của người tham gia trước sự kiện.
Chuẩn bị diễn giả:
Hướng dẫn diễn giả về nền tảng webinar và các tính năng sẽ sử dụng.
Thực hành buổi diễn tập (dry run) với diễn giả để đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng và trôi chảy.
Cung cấp các mẹo và thủ thuật để diễn giả trình bày tự tin và thu hút hơn.
2. Giai đoạn điều hành trong webinar:
Bắt đầu và kết thúc webinar đúng giờ:
Chào đón người tham gia và giới thiệu chủ đề webinar.
Giới thiệu diễn giả và trình bày sơ lược về nội dung.
Đảm bảo thời gian trình bày của diễn giả được tuân thủ theo kế hoạch.
Cảm ơn diễn giả và người tham gia khi kết thúc webinar.
Điều phối và quản lý:
Theo dõi và quản lý các câu hỏi và bình luận trong chat box.
Sắp xếp và trình bày các câu hỏi cho diễn giả trong phần Q&A.
Quản lý các vấn đề kỹ thuật phát sinh (ví dụ: âm thanh, hình ảnh, kết nối).
Điều chỉnh tiến độ webinar nếu cần thiết để đảm bảo thời gian.
Tương tác và thu hút khán giả:
Đặt câu hỏi, thực hiện các cuộc thăm dò ý kiến (polling), hoặc tổ chức các hoạt động tương tác khác để giữ chân người tham gia.
Tạo không khí thoải mái và thân thiện để khuyến khích người tham gia đặt câu hỏi và chia sẻ ý kiến.
Giải đáp thắc mắc của người tham gia một cách nhanh chóng và chính xác.
3. Giai đoạn sau webinar:
Gửi email cảm ơn và tài liệu:
Gửi email cảm ơn đến người tham gia và cung cấp tài liệu tham khảo (ví dụ: slide thuyết trình, bản ghi webinar).
Thu thập phản hồi của người tham gia thông qua khảo sát.
Phân tích và đánh giá:
Phân tích dữ liệu về số lượng người tham gia, mức độ tương tác, và phản hồi của người tham gia.
Đánh giá hiệu quả của webinar và xác định các điểm cần cải thiện cho các webinar tiếp theo.
Báo cáo kết quả cho các bộ phận liên quan.
Lưu trữ và chia sẻ:
Lưu trữ bản ghi webinar và các tài liệu liên quan một cách khoa học.
Chia sẻ bản ghi webinar trên các kênh truyền thông phù hợp để tiếp cận những người không thể tham gia trực tiếp.
Kỹ năng cần thiết:
Kỹ năng giao tiếp:
Giao tiếp rõ ràng, mạch lạc, và tự tin, cả bằng lời nói và văn bản.
Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian:
Lên kế hoạch, sắp xếp, và quản lý thời gian hiệu quả để đảm bảo webinar diễn ra suôn sẻ.
Kỹ năng kỹ thuật:
Hiểu biết về các nền tảng webinar và các công cụ hỗ trợ, cũng như khả năng xử lý các vấn đề kỹ thuật cơ bản.
Kỹ năng tương tác:
Khả năng thu hút và tương tác với khán giả trực tuyến.
Kỹ năng giải quyết vấn đề:
Khả năng nhanh chóng và hiệu quả giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình diễn ra webinar.
Kỹ năng làm việc nhóm:
Khả năng hợp tác với diễn giả và các bộ phận liên quan để đạt được mục tiêu chung.
Khả năng ngoại ngữ (tùy chọn):
Nếu webinar dành cho khán giả quốc tế, khả năng sử dụng tiếng Anh hoặc các ngôn ngữ khác là một lợi thế.
Yêu cầu về kinh nghiệm và học vấn:
Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Truyền thông, Marketing, Quản trị Kinh doanh hoặc các ngành liên quan.
Có kinh nghiệm tổ chức sự kiện trực tuyến, đặc biệt là webinar, là một lợi thế.
Sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng (Microsoft Office, Google Workspace).
Có kiến thức về các nền tảng webinar phổ biến (Zoom, GoToWebinar, Microsoft Teams, v.v.).
Mức lương:
Mức lương của Chuyên viên Tổ chức Hội thảo Trực tuyến dao động tùy thuộc vào kinh nghiệm, kỹ năng, và quy mô của công ty.
Mới ra trường/Ít kinh nghiệm:
8 – 12 triệu VNĐ/tháng
Có kinh nghiệm (1-3 năm):
12 – 20 triệu VNĐ/tháng
Có kinh nghiệm (trên 3 năm):
20 triệu VNĐ/tháng trở lên
Cơ hội phát triển:
Trưởng nhóm tổ chức sự kiện trực tuyến
Chuyên gia tư vấn về webinar marketing
Quản lý dự án webinar
Nhận xét:
Nghề Chuyên viên Tổ chức Hội thảo Trực tuyến đang ngày càng trở nên quan trọng trong bối cảnh chuyển đổi số. Với sự phát triển của công nghệ và nhu cầu học tập, chia sẻ kiến thức trực tuyến ngày càng tăng, vai trò của người điều hành webinar sẽ càng được chú trọng và có nhiều cơ hội phát triển hơn nữa. Nếu bạn là người năng động, có kỹ năng giao tiếp tốt, thích tổ chức và điều phối, thì đây là một nghề nghiệp phù hợp và đầy tiềm năng.