Tình trạng nhân viên liên tục ngắt lời đồng nghiệp trong các cuộc họp không chỉ gây khó chịu mà còn tạo ra bầu không khí căng thẳng, cản trở sự trao đổi hiệu quả và ảnh hưởng tiêu cực đến tinh thần làm việc của cả nhóm. Để giải quyết triệt để vấn đề này, cần kết hợp các biện pháp khắc phục tức thời và các giải pháp phòng ngừa dài hạn.
Giải pháp tại cuộc họp:
-
Thiết lập quy tắc phát biểu rõ ràng:
- Thông báo ngay từ đầu cuộc họp: Người chủ trì cần nhắc lại các quy tắc cơ bản về việc lắng nghe và chờ đến lượt mình phát biểu trước khi bắt đầu thảo luận các nội dung chính.
- Sử dụng tín hiệu hoặc công cụ hỗ trợ: Áp dụng các hình thức “giơ tay” trực tiếp hoặc sử dụng tính năng “raise hand” trong các cuộc họp trực tuyến để báo hiệu muốn phát biểu. Người chủ trì sẽ điều phối lần lượt.
- Quy định thời gian phát biểu: Đối với các cuộc họp có nhiều người tham gia hoặc các chủ đề dễ gây tranh luận, việc giới hạn thời gian cho mỗi lần phát biểu sẽ giúp đảm bảo mọi người đều có cơ hội bày tỏ ý kiến và tránh việc một cá nhân chiếm sóng quá lâu, dẫn đến việc người khác phải ngắt lời.
- Tạm dừng cuộc họp (nếu cần): Trong trường hợp tình hình trở nên quá căng thẳng và việc ngắt lời diễn ra liên tục, người chủ trì có thể tạm dừng cuộc họp trong ít phút để chấn chỉnh lại trật tự và nhắc nhở mọi người về tầm quan trọng của việc tôn trọng lẫn nhau khi giao tiếp.
-
Khuyến khích lắng nghe tích cực:
- Nhấn mạnh tầm quan trọng của việc lắng nghe: Giải thích cho nhân viên hiểu rằng lắng nghe không chỉ là nghe thấy lời người khác nói mà còn là thấu hiểu quan điểm, cảm xúc và ý định của họ.
- Thực hành kỹ thuật lắng nghe: Khuyến khích sử dụng các kỹ thuật như gật đầu, giao tiếp bằng mắt (đối với cuộc họp trực tiếp), diễn giải lại ý của người nói (“Nếu tôi hiểu đúng thì ý của bạn là…”) để cho thấy sự chú tâm và xác nhận lại thông tin.
- Đặt câu hỏi làm rõ: Thay vì ngắt lời để phản bác hay đưa ra ý kiến của mình ngay lập tức, hãy đặt các câu hỏi để hiểu rõ hơn về điều đồng nghiệp đang trình bày. Điều này thể hiện sự tôn trọng và mong muốn tìm hiểu sâu hơn.
- Tạo không khí an toàn để bày tỏ ý kiến: Người chủ trì và các thành viên khác cần tạo ra một môi trường mà mọi người cảm thấy thoải mái khi phát biểu mà không sợ bị ngắt lời hay đánh giá tiêu cực.
Phòng tránh tình trạng ngắt lời và căng thẳng:
-
Đào tạo kỹ năng giao tiếp và lắng nghe:
- Tổ chức các buổi workshop hoặc khóa đào tạo: Cung cấp kiến thức và rèn luyện các kỹ năng giao tiếp hiệu quả, bao gồm kỹ năng lắng nghe tích cực, kỹ năng truyền đạt thông tin rõ ràng, và kỹ năng xử lý xung đột trong giao tiếp.
- Thực hành đóng vai (role-playing): Cho nhân viên thực hành các tình huống giao tiếp khác nhau, bao gồm cả tình huống có thể xảy ra việc ngắt lời, để họ làm quen với cách ứng xử phù hợp và hiệu quả.
- Cung cấp tài liệu và nguồn tham khảo: Chia sẻ các tài liệu, bài viết hoặc video về giao tiếp hiệu quả và lắng nghe tích cực để nhân viên tự tìm hiểu và nâng cao kiến thức.
-
Xây dựng văn hóa giao tiếp cởi mở và tôn trọng:
- Lãnh đạo làm gương: Người quản lý và lãnh đạo cần là hình mẫu về việc lắng nghe và giao tiếp tôn trọng trong các cuộc họp và trong công việc hàng ngày.
- Khuyến khích phản hồi mang tính xây dựng: Tạo điều kiện để nhân viên có thể đưa ra phản hồi cho nhau một cách thẳng thắn nhưng mang tính xây dựng, giúp cải thiện hành vi giao tiếp chung.
- Tổ chức các hoạt động gắn kết: Các hoạt động team-building hoặc buổi gặp gỡ ngoài công việc có thể giúp tăng cường sự hiểu biết và mối quan hệ giữa các đồng nghiệp, từ đó giảm bớt căng thẳng và cải thiện giao tiếp trong các cuộc họp.
- Định kỳ đánh giá và điều chỉnh: Thường xuyên xem xét lại hiệu quả của các cuộc họp và văn hóa giao tiếp trong nhóm để có những điều chỉnh kịp thời khi cần thiết.
Việc giải quyết tình trạng nhân viên ngắt lời và gây căng thẳng trong cuộc họp đòi hỏi sự nỗ lực chung từ tất cả các thành viên, đặc biệt là vai trò của người chủ trì và sự cam kết của ban lãnh đạo trong việc xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp và tôn trọng. Bằng cách áp dụng đồng thời các giải pháp tại chỗ và các biện pháp phòng ngừa, các tổ chức có thể tạo ra những cuộc họp hiệu quả, nơi mọi ý kiến đều được lắng nghe và đóng góp vào sự thành công chung.