Tình trạng nhân viên thường xuyên không cung cấp đủ thông tin dẫn đến sai sót trong công việc là một vấn đề phổ biến, ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc chung và có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng. Để khắc phục và phòng ngừa tình trạng này, cần áp dụng đồng bộ các biện pháp mang tính hệ thống.
Giải pháp khi sự việc xảy ra:
-
Yêu cầu xác nhận thông tin bằng văn bản:
- Tăng cường tính minh bạch và trách nhiệm: Khi yêu cầu nhân viên cung cấp hoặc xác nhận thông tin quan trọng bằng văn bản (email, tin nhắn nội bộ, báo cáo), điều này tạo ra một kênh thông tin chính thức, giúp cả người gửi và người nhận rà soát lại thông tin, hạn chế hiểu lầm “tam sao thất bản”.
- Làm căn cứ đối chiếu khi có sai sót: Tài liệu bằng văn bản sẽ là bằng chứng cụ thể để xem xét lại quy trình trao đổi thông tin khi xảy ra sai sót, từ đó xác định nguyên nhân và rút kinh nghiệm.
- Thiết lập quy trình yêu cầu thông tin rõ ràng: Cần quy định rõ ràng về các loại thông tin cần được xác nhận bằng văn bản, biểu mẫu (nếu có) và thời hạn phản hồi để nhân viên nắm rõ và thực hiện đúng.
-
Họp làm rõ thông tin:
- Giải quyết trực tiếp các khúc mắc: Tổ chức các buổi họp ngắn gọn và tập trung để nhân viên trình bày thông tin, đặt câu hỏi và làm rõ những điểm chưa hiểu. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các dự án phức tạp hoặc khi có sự thay đổi đột ngột về yêu cầu.
- Khuyến khích trao đổi hai chiều: Người quản lý cần tạo không khí cởi mở để nhân viên cảm thấy thoải mái khi thừa nhận mình chưa rõ thông tin và đặt câu hỏi mà không sợ bị đánh giá.
- Sử dụng các phương tiện hỗ trợ: Tận dụng bảng trắng, màn hình chiếu hoặc các công cụ chia sẻ màn hình trong cuộc họp (trực tuyến) để trực quan hóa thông tin, giúp mọi người dễ dàng theo dõi và nắm bắt.
- Lập biên bản cuộc họp (nếu cần): Đối với các cuộc họp quan trọng, việc ghi lại biên bản với các nội dung chính, quyết định và phân công công việc sẽ giúp đảm bảo mọi người cùng chung nhận thức sau cuộc họp.
Phòng tránh tình trạng không cung cấp đủ thông tin:
-
Sử dụng Checklist (Danh sách kiểm tra):
- Đảm bảo đầy đủ thông tin cần thiết: Xây dựng các checklist cho các quy trình hoặc công việc cụ thể yêu cầu cung cấp thông tin. Checklist liệt kê rõ ràng các mục thông tin cần có, giúp nhân viên rà soát và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ chi tiết quan trọng nào trước khi gửi đi.
- Chuẩn hóa quy trình làm việc: Việc áp dụng checklist giúp chuẩn hóa quy trình thu thập và cung cấp thông tin, giảm thiểu sự phụ thuộc vào trí nhớ cá nhân và kinh nghiệm làm việc.
- Áp dụng cho nhiều loại công việc: Checklist có thể được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau như bàn giao công việc, báo cáo tiến độ, chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp, kiểm tra chất lượng sản phẩm/dịch vụ, v.v.
-
Sử dụng công cụ quản lý dự án:
- Tập trung hóa thông tin: Các công cụ quản lý dự án (như Trello, Asana, Jira, Monday.com) cung cấp một nền tảng tập trung để lưu trữ tất cả thông tin liên quan đến dự án, bao gồm yêu cầu công việc, mô tả chi tiết, tài liệu đính kèm, thảo luận, tiến độ, v.v.
- Phân công công việc và theo dõi tiến độ rõ ràng: Giao việc cụ thể cho từng cá nhân trên hệ thống, đính kèm đầy đủ thông tin cần thiết và thiết lập thời hạn. Người quản lý có thể dễ dàng theo dõi tiến độ của từng công việc và phát hiện sớm những điểm thiếu sót thông tin.
- Thúc đẩy cộng tác và chia sẻ thông tin: Nhân viên có thể dễ dàng truy cập thông tin, cập nhật trạng thái công việc, bình luận và chia sẻ tài liệu trực tiếp trên nền tảng, tạo điều kiện cho việc trao đổi thông tin liền mạch và hiệu quả.
- Tạo báo cáo và tổng quan dự án: Công cụ quản lý dự án giúp tạo ra các báo cáo tổng quan về tình hình dự án, các nhiệm vụ còn tồn đọng và những vấn đề cần chú ý, giúp người quản lý có cái nhìn tổng thể và đưa ra quyết định kịp thời.
Việc xử lý nhân viên thường xuyên không cung cấp đủ thông tin đòi hỏi sự kết hợp giữa việc chấn chỉnh hành vi cá nhân và cải thiện hệ thống làm việc. Bằng cách áp dụng các giải pháp tại thời điểm xảy ra vấn đề và triển khai các biện pháp phòng ngừa mang tính cấu trúc như sử dụng checklist và công cụ quản lý dự án, doanh nghiệp có thể nâng cao chất lượng thông tin được trao đổi, giảm thiểu sai sót và cải thiện hiệu quả hoạt động chung.